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No âmbito da presente consulta, os serviços a fornecer deverão considerar a obtenção dos seguintes resultados:
No critério que presidirá à adjudicação intervirão os seguintes factores, por ordem decrescente de importância, e com os factores de ponderação indicados:
O adjudicante reserva-se o direito de adjudicar total ou parcelarmente, a um ou mais concorrentes, o fornecimento de bens e serviços objecto da presente consulta.
Os bens ou serviços objecto do contrato serão entregues ou prestados nas instalações da sede da Fundação para a Ciência e Tecnologia, sita na Av. D. Carlos I, 126, em Lisboa.
O modelo previsto para o Sistema Colaborativo da Intranet da Fundação para a Ciência e Tecnologia [FCT] assenta na disponibilização a todos os colaboradores de um conjunto de serviços informativos e colaborativos, devidamente acessíveis por perfis de utilizadores.
Pretende-se adquirir uma solução que possa agregar de forma simples e parametrizável os seus conteúdos (recorrendo nomeadamente, às aplicações internas das actividades secundárias e principais e a outras externas via HTTP) e o seu layout de uma forma intuitiva e sem a exigência de conhecimentos técnicos avançados.
Pretende-se, ainda, que sejam apresentadas propostas alternativas de interfaces gráficas, salientando-se que se valoriza a facilidade de utilização e o acesso rápido aos conteúdos em detrimento de uma sofisticação da interface gráfica, muitas vezes penalizadora para as primeiras.
A solução a implementar deverá ser suportada plataformas e aplicações Microsoft, para as quais já existe licenciamento, e deverá estar estruturada de forma a possibilitar que eventuais alterações de regras de negócio sejam rápida e eficazmente cobertas pela solução.
Integrados na Intranet da FCT, pretende-se também implementar sistemas específicos que permitam:
Pretendendo-se a concepção, desenvolvimento e implementação de uma solução integrada, a FCT tem no entanto necessidade de implementar e disponibilizar com mais celeridade aos seus utilizadores finais os sub-sistemas de:
Deste modo, pretende-se que sejam apresentadas soluções que permitam uma implementação e integração faseada, devendo a caracterização do âmbito da solução e o planeamento do projecto reflectir esta restrição.
Apresentam-se as principais características esperadas para a Intranet FCT e que se resumem nos seguintes requisitos e funcionalidades genéricas que deverão ser oferecidos:
A solução a desenvolver contempla a existência de uma gestão de conteúdos centralizada. Permite também a implementação de um mecanismo de workflow de aprovação de conteúdos, para que seja possível validá-los antes da sua publicação.
A gestão de conteúdos é efectuada por canal / sub-canal, por utilizadores com perfil de Autor, Editor e Moderador sendo ainda que este último terá a responsabilidade de validar o conteúdo e publicá-lo na área pré-definida para o efeito.
O workflow de aprovação de conteúdos está previamente configurado na solução, por canal/subcanal. Os intervenientes pré-configurados na solução são Autores e Gestores de Canal, sendo que o Autor é a entidade responsável pela criação/edição e submissão de conteúdos e o Gestor de Canal, a entidade responsável pela sua aprovação. No decorrer do processo de criação de conteúdos, este passa pelos seguintes estados:
A solução a desenvolver considera que um autor de um dado canal/subcanal poderá criar e submeter todos os tipos de conteúdos disponibilizados nesse canal/sub canal. Caso se pretenda negar o acesso a um determinado tipo de conteúdo, esta permissão terá que ser explicitamente configurada para o tipo de conteúdo em questão, uma vez que se trata de um caso de excepção. Assim, um utilizador com perfil de Autor de um dado canal/subcanal, deve poder criar e submeter conteúdos de todos os tipos a que lhe tenham sido dadas permissões para tal. Após a criação do conteúdo este ficará com o estado de “novo”, devendo ser explicitamente submetido para aprovação.
Assim que o utilizador com perfil de Gestor de Canal, responsável pela aprovação do tipo de conteúdo em questão, consultar a lista de conteúdos pendentes de aprovação, verá uma entrada para o conteúdo submetido, devendo validá-lo e aprová-lo caso pretenda. Caso seja necessário, o Gestor de Canal poderá também editar o conteúdo, fazer as alterações necessárias, submetê-lo e posteriormente aprová-lo. Em todo o caso, assim que o conteúdo for aprovado, será imediatamente publicado, no canal/subcanal correspondente.
A solução a implementar deve permitir uma gestão fácil de utilizadores, disponibilizando mecanismos que permitam criar novos grupos de gestores de conteúdos, assim como permitir associar novos utilizadores.
A autenticação de utilizadores na aplicação de gestão de conteúdos deverá ser efectuada em conformidade com o Directório de Utilizadores central (Active Directory), implementado na FCT, de forma a dar suporte a todos os Gestores de Conteúdos.
Esta solução deverá permitir:
Os utilizadores deverão ser agrupados nos seguintes perfis:
O processo de Gestão de Conteúdos envolve um grupo de pessoas em estreita colaboração.
A figura que se apresenta abaixo, representa os quatro passos base do processo de workflow da Gestão de Conteúdos.
Workflow de Aprovação de Conteúdos Figura 1 – Workflow de Aprovação de Conteúdos
A autenticação e gestão de utilizadores na gestão de conteúdos basear-se-á no sistema integrado no directório de autenticação do Windows (Active Directory).
Os Perfis são:
Cada documento poderá existir em diversos formatos, tais como Word, Excel, PDF ou ZIP.
Este template permitirá introduzir a informação relativa a um documento, em todos os seus formatos.
De forma a centralizar todos os documentos, será criado um repositório de Documentos, ficando estes disponíveis a todos os gestores de conteúdos de forma a poderem referenciar nos seus conteúdos.
As funções de administração pertencem ao âmbito de responsabilidade da FCT. Em termos gerais, estas funções devem possibilitar a gestão dos objectos e componentes de base, bem como dos serviços disponibilizados:
Assumindo-se como ferramenta de trabalho, à estrutura e “layout” da solução de Intranet a desenvolver deverá corresponder a uma apresentação sóbria, considerando uma disposição de conteúdos ergonómica, organizada por áreas perfeitamente delimitadas e integradas entre si.
Factor preferencial é a conceitualização gráfica que valorize os princípios de interactividade com utilizador, fácil navegabilidade, ergonomia, design lógico intuitivo e usabilidade da aplicação.
A página de abertura da solução (homepage), para além do menu de navegação que deverá permitir o rápido acesso ao nível de sub menus, deverá também considerar um conjunto de destaques a conteúdos e a ferramentas de gestão gerais. Esta página deverá considerar campo de login para autenticação dos utilizadores.
Requer-se que a escolha do layout apresentado, assim como a disposição de links de diversos níveis seja justificada por argumentos comunicação e de usabilidade.
Integrada na plataforma colaborativa anteriormente especificada, deverá ser implementada uma solução de gestão documental que permita gerir os diversos tipos de documentos que são recebidos, gerados, circulam e são expedidos pela organização, de forma autónoma ou associados a processos.
O sistema deverá suportar, em ambiente distribuído, a digitalização e a classificação destes documentos recebidos, produzidos e enviados pela organização. Por uma questão essencialmente de preservação deverá também ser considerada a microfilmagem da documentação.
A solução deverá permitir registar o encaminhamento dos documentos, possibilitando desta forma conhecer, a cada momento, não só a sua situação como também a sua localização dentro da FCT.
Um documento deverá poder ser encaminhado para vários destinatários, sendo possível indicar, em cada encaminhamento, a data de envio, o tipo de tratamento a efectuar bem como uma data limite para resposta, de modo a permitir a gestão de prazos, quando tal for necessário.
Com os dados introduzidos na fase de encaminhamento dos documentos deverá ser possível obter, de forma completamente automática, as sinopses que acompanharão os grupos de documentos a serem enviados a cada serviço ou departamento.
O sistema deverá ser dotado com vários fluxos de circulação e processamento pré-definidos ou adaptáveis a casos específicos, permitindo criar circuitos de distribuição, segundo situações pontuais ou necessárias ao normal funcionamento da organização, articulando-se com as entidades emissoras e receptoras da documentação, através de métodos de controlo e avaliação de desempenho por circuito documental, prazos de resposta, avisos, etc.
A solução deverá permitir a emissão de listagens dos documentos registados segundo critérios de selecção a definir pelo utilizador, bem como localizar documentos por remetente, por data de entrada, por número de entrada, por pesquisa de assunto ou por local de arquivo.
Quanto aos documentos enviados para o exterior, são registados os elementos relativos à referência ao serviço emissor, ao assunto, aos temas, à data e forma de envio (correio, fax, entrega em mão com protocolo).
Os documentos podem ser agregados em processos, em pastas ou de acordo com um classificador do serviço a que se destinam.
O sistema de gestão documental deverá permite a estruturação e classificação dos documentos, fazendo uso de um classificador hierárquico parametrizável. Na prática, este classificador representará a tipologia de informação ou temáticas que são tratadas num determinado serviço.
Deverá existir ainda um classificador que reflicta a própria arrumação física dos documentos.
O sistema deverá também permitir a definição de uma organização lógica para grupos de documentos, para que se possa acompanhar, com mais detalhe e precisão, um determinado processo.
Esta organização lógica, efectuada para um determinado grupo de documentos, deverá permitir a gestão de "dossiers", casos ou processos – elementos organizados por entidade, assunto, tema, documento, podendo conter diferentes formatos de documento, mas geridos e visualizado como se um de um só tipo se tratasse.
Para cada caso ou processo deverá ser possível definir uma data de abertura e de encerramento, possibilitando desta forma controlo sobre o estado dos dossiers, casos ou processos.
O sistema proposto deverá incluir a caracterização dos dispositivos periféricos considerados adequados para os postos de trabalho de digitalização distribuída de documentos e para o seu armazenamento e gestão em formato digital, incluindo sistemas de salvaguarda e recuperação de dados.
Para além desta caracterização, pretende-se a especificação e uma proposta de fornecimento de equipamento necessário à fase de teste em ambiente operacional e de arranque de exploração do sistema na FCT. Na prática, pretende-se que a proposta contemple o fornecimento do equipamento recomendado para a primeira fase de exploração do sistema, faseando deste modo a expansão do sistema.
Integrada no sistema de gestão documental anteriormente especificado, pretende-se implementar uma solução que permita a assinatura digital de documentos, isolados ou agrupados no contexto de um processo, que permita ao receptor da documentação verificar e confiar no emissor e no documento.
O receptor deverá também poder verificar se o documento foi alterado após ter sido electronicamente assinado, o que deverá invalidar a assinatura.
O sistema de assinaturas digitais deverá permitir a constituição ou estar associado a uma hierarquia de certificação de assinaturas digitais, que possua o mesmo valor legal que assinaturas manuais.
O sistema deverá permitir a selecção de grupos de documentos a assinar digitalmente, a verificação e visualização de assinaturas digitais já apensas, e a assinatura digital do conjunto de documentos seleccionados.
O sistema deverá permitir ainda a verificação da existência e validade de uma possível hierarquia ou fluxo de assinaturas prévias, associadas a processo de aprovação de documentos definidos no sistema de gestão documental.
Sobre qualquer documento electrónico digitalmente assinado deverá ser possível verificar a assinatura e aceder a informação sobre o certificado e possíveis modificações do documento.
Complementarmente à solução acima caracterizada, pretende-se a implementação e a disponibilização de um serviço de gestão da emissão de assinaturas digitais, que permita a entidades externas à FCT, devidamente autenticadas, subscrever um serviço de assinatura digital.
Em termos práticos, a solução deverá permitir que os cerca de 3.000 bolseiros anuais da FCT possam aceder a assinatura digital personalizada, emitida pelo sistema, e utilizá-lo na submissão e certificação de documentos oficiais.
Integrado no sistema de gestão documental, deverá ser implementado um sistema que permita a gestão da localização física de documentos, dossier ou processos documentais.
Este sistema deverá permitir a identificação unívoca dos documentos, a associação de informação sobre a sua localização física actual e o histórico da sua circulação física.
O sistema deverá permitir a parametrização prévia dos espaços físicos de arquivo ou de trabalho, permitindo a constituição de uma hierarquia de locais de arquivo ou locais de processamento do documento.
No âmbito do sistema, o conceito de local de processamento deverá permitir identificar, por exemplo, o local de trabalho onde está actualmente o documento a ser analisado por um colaborador que o retirou do arquivo.
Para facilitar o registo de entradas e saídas das zonas de arquivo e processamento, o sistema deverá prever e incluir o equipamento periférico necessário ao processo. A título de exemplo, se o sistema proposto identificar univocamente os documentos por associação de código de barras, o sistema proposto deverá incluir as impressoras e os leitores de códigos de barras considerados adequados para a exploração do sistema.
Como referido na secção de Enquadramento do Projecto, pretende-se dar prioridade à implementação deste subsistema num dos Departamentos da FCT, devendo a solução proposta contemplar esta prioridade de implementação.
No âmbito desta implementação faseada, pretende-se no curto prazo integrar o sistema de recolha de informação e a informação de localização dos documentos num sistema de gestão de documentação já existente no Departamento. A solução existente foi desenvolvida em Filemaker sobre o sistema operativo Mac OS X. Os postos de trabalho actualmente utilizados na exploração são sistemas Apple.
Complementarmente à solução, pretende-se uma proposta de serviço de registo de informação histórica no sistema implementado. Na prática, tal corresponde a contratar um serviço organizado que permita, com controlo de qualidade e no mais curto espaço de tempo possível:
Tanto o espaço de armazenamento como os documentos e os postos de trabalho estão sitos no edifício sede da FCT, as pastas a registar são cerca de 20.000 e existem cerca de 36 computadores que podem ser utilizados no processo de registo.
O ambiente de exploração pretendido para o sistema deve contemplar as seguintes considerações:
O Projecto contempla uma acção de formação na plataforma de Gestão de Conteúdos para os utilizadores que terão a responsabilidade de gestão e publicação de conteúdos.
O adjudicatário entregará à entidade adjudicante, conforme faseamento dos trabalhos, no mínimo, a seguinte documentação em suporte digital:
A metodologia a utilizar relativamente à execução do projecto deverá ser detalhada e contemplar os seguintes aspectos:
Para o desenvolvimento da Intranet é fundamental que o adjudicatário apresente uma metodologia de desenvolvimento e implementação do sistema. A adopção e divulgação desta metodologia terá o objectivo principal de promover e facilitar a comunicação e aprovação dos diversos projectos do desenvolvimento do software entre o adjudicante e o adjudicatário.